Prélèvement à la source : sauter dans le train en marche

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C’est la dernière ligne droite : avant octobre 2017, les logiciels de paie des employeurs publics devront émettre et recevoir les informations permettant d’appliquer le taux d’imposition sur le revenu, collecter et transmettre l’impôt à la direction des finances publiques. Selon la même procédure que tous les autres employeurs ? Non ! Les employeurs publics bénéficient d’une procédure dérogatoire : l’absence de passage à la déclaration sociale nominative comme cela est le cas pour les employeurs privés depuis, au plus tard, la fin du mois de mars 2017, a rendu nécessaire la mise en place d’une transition supplémentaire qui prendra fin en 2020. À la place, une déclaration de « prélèvement à la source pour les revenus autres » (PASRAU).

À compter du mois d’avril 2017, les inscriptions à la phase pilote de ce changement sont ouvertes. Elle débutera réellement à compter du mois de juillet 2017 pour permettre des échanges réels et fiabilisés dès le mois d’octobre 2017. Ce sont ces échanges automnaux qui permettront de mettre en œuvre le prélèvement à la source en janvier 2018.

Jusqu’en octobre 2017, les collectivités territoriales, les établissements publics locaux et les établissements publics de santé devront mettre à jour les données dont elles disposent et leur logiciel (I). Après le mois d’octobre, la réforme entre en vigueur en prenant en compte les différences de fonctionnement des employeurs et des situations des agents (II).

I. Sept mois pour fiabiliser le prélèvement à la source

La phase qui s’ouvre en ce début de mois d’avril 2017 est cruciale pour le bon déroulé de la réforme. La phase pilote qui s’ouvre doit permettre aux employeurs de se familiariser avec les démarches qui leur seront imposées quelques mois avant l’année 2018.

L’ensemble des employeurs publics doivent fiabiliser les données dont ils disposent sur leurs agents avant la fin de l’année 2017. En premier lieu, il s’agit donc de s’assurer de la fiabilité du numéro NIR, c’est-à-dire le numéro d’identification des personnes physiques géré par l’INSEE, ou plus prosaïquement le numéro de sécurité sociale, de chacun des agents. Dans le cas où un agent ne dispose pas de numéro NIR, il doit en faire la demande auprès de sa caisse d’assurance maladie dans les 8 jours suivants l’embauche. Un numéro temporaire (NTT) sera délivré pendant l’instruction de cette demande. En second lieu, il s’agira également de s’assurer de l’état civil et du lieu de résident de chacun des agents.

Les logiciels de gestion des ressources humaines, et en particulier les logiciels de paie, doivent être mis à jour au cours de cette période préparatoire. La direction générale des Finances publiques mène un dialogue avec les principaux éditeurs de ces logiciels afin de les accompagner dans la mise à jour. Comme le relève pourtant la direction générale des collectivités locales, il est possible que les éditeurs facturent à leurs clients des prestations non comprises dans les contrats initiaux du fait de cette réforme.

Les employeurs publics qui le souhaitent peuvent expérimenter la mise en œuvre de la réforme en s’inscrivant entre le 3 avril et le 23 juin à la phase pilote, en binôme avec leur éditeur de logiciel. La transmission du SIRET qui y sera utilisé est nécessaire. La phase pilote permettra également de valider le format des données personnelles des agents (NIR, état civil et adresse de résidence) ainsi que le format de la déclaration elle-même.

Une fois ces données fiabilisées, le test se déroulera par deux échéances par mois à compter du 3 juillet 2017. Ainsi, du 3 au 10 juillet, les employeurs pilotes déposeront par une déclaration PASRAU les données du mois de janvier 2017 sur la plateforme de test du site net-entreprise. Du 3 au 20 juillet, ce sont les données du mois de février que les pilotes devront déposer. Ce n’est qu’à partir du mois d’août que le test prendra la vitesse de croisière réelle : la déclaration sera possible du 25 du mois déclaré jusqu’au 10 du mois suivant, ou le jour ouvré qui le suit. Durant cette période, il sera possible de modifier la déclaration, mais plus à compter du 11 du mois M+1.

La déclaration en phase de test permettra, à la condition qu’elle respecte la norme NEORAU, de recevoir immédiatement en retour soit un accusé d’enregistrement électronique ou un avis de rejet de la déclaration d’une part et un certificat de conformité (CCO) ou un bilan d’anomalies (BAN) d’autre part. Seront également communiqués le bilan d’indentification du salarié (BIS) et le compte-rendu métier (CRM) nominatif qui comporte le taux applicable à chaque agent. Lors de cette phase de test, les taux seront fictifs, contrairement aux autres retours qui seront ceux de la phase de production.

II. Prélever à la source à la mesure de l’employeur et de l’employé

Au cours du mois d’octobre 2017, une phase d’initialisation sera lancée : les employeurs publics devront tous fournir à la DGFIP une première déclaration de prélèvement à la source dans le format dit de production. Le montant du prélèvement à la source sera nul, mais permettra de déclencher les retours les taux d’impositions des agents. L’intégration du CRM retour devra être effectué dans un délai de huit jours. Cette procédure sera répétée tous les mois jusqu’au mois de janvier. Il est à noter que les taux transmis par la DGFiP au mois de décembre 2017 ne seront pas des taux fictifs.

Le 25 janvier 2018 s’ouvrira la première période de déclaration réelle du prélèvement à la source, qui se refermera le 10 février. Elle permettra ainsi de déclarer les revenus du mois de janvier des agents, en utilisant les taux transmis au mois de décembre, avant le 11 février 2018.

Le mandatement en débit du compte « Rémunération du personnel » permettra le versement du prélèvement à la source des agents au service des impôts et des entreprises dont le comptable aura préalablement transmis les coordonnées bancaires. Il sera remis au comptable à cet effet un état agrégeant :

  • le mois de l'échéance ;
  • le montant total afférent aux prélèvements effectués au titre des rémunérations du mois ;
  • les montants des régularisations éventuelles ;
  • le montant total des sommes mises en paiement.

Si ce fonctionnement normalisé s’inscrit dans la continuité des phases de test et d’initialisation, plusieurs cas particuliers sont prévus par le ministère de l’Économie.

L’employeur public qui verse ses salaires plus tôt que le 25 de chaque mois pourra malgré tout émettre le mandat de débit pour le prélèvement à la source, bien qu’il ne bénéficie pas du taux fourni pour ce mois-ci. En effet, les taux transmis par CRM ont une durée de validité bimensuelle. En d’autres termes, et par exemple, si le traitement ou le salaire des agents est versé le 20 de chaque mois, le taux communiqué en février 2018 pourra être appliquée aux revenus du mois d’avril 2018.

Si le versement est en principe mensuel, il pourra toutefois être réalisé trimestriellement pour les employeurs versant les cotisations sociales à ce rythme et comptant moins de 11 agents ou salariés.

Dans le cas où le taux d’un agent n’est pas transmis, soit parce qu’il accède à un premier emploi, soit parce qu’il n’a pas souhaité que le taux soit transmis à l’employeur, soit enfin parce qu’il n’a pas pu être identifié, il lui sera appliqué un taux par défaut. Ces taux par défaut ont été prévus dans les logiciels de paie après accompagnement par la DGFiP des éditeurs.

L’implémentation du prélèvement à la source est planifiée et semble sur de bons rails. Restent à savoir, en cette période électorale, si elle ne sera pas repoussée de quelques mois ou d’une année comme le laissent entendre certaines rumeurs. Dans tous les cas, la prise en compte rapide du cahier des charges est nécessaire pour assurer à ses agents et salariés une application fiable de leurs taux d’imposition à leurs revenus.

Sources :

Pour aller plus loin :