S'approprier le portail Chorus Pro

L'accès se fait par trois modes de raccordement :

• le premier est le mode portail. La collectivité va avoir accès à Chorus via le portail de la DGFIP. Chaque utilisateur devra alors bénéficier d'un accès au portail ainsi qu'une habilitation sur celui-ci donnée par son comptable assignataire.
• les deux autres modes de connexion, API et EDI, permettent d’accéder de manière automatisée aux fonctionnalités du portail. Pour ce faire, la plupart des collectivités passeront par une solution éditeur clé en main. L'éditeur va ainsi proposer un tiers de télétransmission, c'est-à-dire un ensemble de services informatiques permettant de récupérer automatiquement les factures sur le portail chorus et de les intégrer au progiciel comptable.

Dans tous les cas, le paramétrage des fonctionnalités Chorus se fait via l'accès Chorus du portail. Il permet de mettre en place l'organisation particulière de sa collectivité. Celui-ci se fait principalement par le gestionnaire principal, en quelque sorte l'administrateur du portail.

En premier lieu, il convient de contrôler les structures liées au compte. Un compte Chorus ne correspondra pas, la plupart du temps, à une personne morale déterminée. Il va se décomposer en un certain nombre de structures unies par un lien organisationnel. Il peut par exemple s'agir d'une commune avec son budget principal, ses budgets annexes de type m4, un budget autonome pour le CCAS et différents satellites pour lesquels elle procède aux opérations comptables. Chaque budget sera dès lors identifié comme une structure au sein d'un compte chorus général. Par exemple pour une commune, nous rencontrerons le budget principal, d’éventuels budgets annexes et possiblement le budget autonome du CCAS ainsi que les syndicats pour lesquels les services communaux assurent les tâches comptables.

Sachant que l'identification du récepteur d'une facture se fait par le numéro SIRET de la collectivité ou de son budget, il convient de vérifier, pour chaque structure, que celui-ci est correct. Dans le cas contraire, les factures déposées par les fournisseurs ne parviendront pas sur l'espace chorus de la structure. Il est à noter que le gestionnaire principal n'a pas la possibilité de modifier un numéro de SIRET qui serait erroné. Dans ce cas, il est nécessaire de se rapprocher de sa DRFIP afin de faire procéder aux modifications nécessaires. Pour chaque structure, des utilisateurs vont pouvoir être créés ainsi que des codes services. Ces codes services permettront de router les factures. Il est alors nécessaire de les transmettre aux fournisseurs afin que ceux-ci puissent les renseigner au moment du dépôt de la facture. Diverses options de paramétrages optionnelles s'offrent. Il est possible d'imposer que le fournisseur remplisse le code service, le numéro d'engagement ou l'une des deux mentions. Le numéro d'engagement peut, selon les besoins, recouvrir le numéro d'engagement comptable ou encore le numéro de marché. De même que pour le code service, il conviendra d’informer le fournisseur du numéro d’engagement qu’il doit renseigner.

L'un des apports essentiels du portail Chorus est de pouvoir offrir au fournisseur la possibilité de pouvoir suivre la chaîne suivie par sa facture. Celle-ci est d'abord mise à disposition de la structure. D'emblée, celle-ci peut la recycler, c'est-à-dire la renvoyer au fournisseur si elle comporte une erreur de destinataire, la suspendre si elle sollicite des éléments complémentaires ou la rejeter.

Ensuite, mais de manière facultative, l'ordonnateur peut indiquer le service fait, le mandatement et la validation de la facture par le comptable. En cas d'utilisation de chorus en mode portail, l'utilisation va être astreignante pour les services. Il sera nécessaire à chaque étape de traitement de se connecter au portail, de rechercher la facture et de lui indiquer son statut. Dans le cadre d'une utilisation par TDT, les informations mentionnées dans le logiciel comptable seront remontées dans chorus par le système informatique. Deux statuts se mettent, en principe, à jour automatiquement quel que soit le mode d’utilisation du portail. En effet, pour les collectivités gérées via l'application hélios (cas de toutes les collectivités territoriales), les statuts de la mise à disposition du comptable et de mise en paiement, qui indique que l'ordre de paiement de la facture a été transmis à la banque de France sont remontés par hélios sur chorus. Toutefois, le rapprochement se faisant par le numéro de SIRET du fournisseur ayant émis la facture et le numéro de celle-ci contenus dans le flux PES, il est possible, en cas de discordance ou d’absence dans le flux, que le portail chorus ne soit pas mis à jour. Cette notion de statut de facture représente un nouveau service pour les fournisseurs. Fresenius Kabi, entreprise travaillant pour le secteur hospitalier, indique que c'est une assurance que la facture parvienne au bon interlocuteur et garanti la qualité du traitement comptable.

La dématérialisation des factures offre donc de véritables perspectives de fluidité dans le traitement de la chaîne comptable et dans les relations structures publiques fournisseurs.

Pour aller plus loin :

• Franc succès pour la facturation électronique depuis la mise en service de la plateforme Chorus Pro – La lettre Légibase Compta et Finances locales, publiée le 21 mars 2017
• Témoignage Chorus Pro : Fresenius Kabi – Agence pour l'Informatique financière de l'État, 3 février 2017