La liste des pièces justificatives des dépenses : une actualisation périodique imposée par les évolutions textuelles applicables au secteur public local

Conformément à l’article L. 1617-3 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), la liste des pièces justificatives exigibles par le comptable avant de procéder au paiement d’une dépense est fixée par décret.

Le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé - entré en vigueur le 23 janvier 2016 et codifié à l’annexe I du CGCT - actualise cette liste, celle-ci faisant l'objet d'une actualisation périodique compte tenu des évolutions du droit positif applicables au secteur public local. 

Outre une liste de pièces communes, le décret du 20 janvier 2016 précité énumère les documents à fournir par type de dépense, à savoir l’administration générale, les dépenses de personnel, les dépenses liées à l’exercice de fonctions électives ou de représentation, la commande publique, les opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, les interventions sociales et diverses ainsi que interventions économiques et financières.

À noter que cette actualisation de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales résulte d'une concertation approfondie menée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) en lien avec les associations de collectivités, les organisations professionnelles représentatives, la Cour des comptes et les ministères en charge des diverses réglementations mises en œuvre par les organismes publics locaux. 

Si les principes relatifs à l'utilisation des pièces justificatives sont confirmés, de nouvelles sous-rubriques sont créées, notamment concernant la commande publique. L'actualisation du décret fixant la liste des pièces justificatives a également été l'occasion, d'une part, de tenir compte de la dématérialisation croissante des pièces et des échanges entre ordonnateurs et comptables et, d'autre part, de porter toutes les simplifications possibles, fondées sur les retours d'expérience et le pragmatisme des acteurs publics locaux, tout en garantissant la sécurité juridique de leurs dépenses.

La pièce justificative émane en réalité, selon le cas, de l’assemblée délibérante ou du pouvoir exécutif des collectivités. Dès lors, le cas échéant, deux hypothèses s’envisagent :

• soit la production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité ;
• soit la réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public déroge à une réglementation commune. Ainsi, la pièce justificative est elle-même spécifique.

Dans ces cas, le comptable doit s'assurer, préalablement au paiement d'une dépense de l'existence de pièces justificatives régulières et suffisantes, sous peine d'engager sa responsabilité, étant précisé que le recours à l’autofacturation est autorisé par le Code général des impôts.

À toutes fins utiles, le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés. Cette modulation porte précisément sur le moment du contrôle (a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité du contrôle (réaliser tout ou partie du contrôle).

En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le préambule de la liste des pièces justificatives prévoit la possibilité, pour le comptable et l’ordonnateur, de recourir au dispositif de contrôle allégé, en spécifiant le montant de dépense en deçà duquel la production des pièces justificatives peut être dispensée dans le cadre d'un tel partenariat.

En effet, dans ce cas, l'ordonnateur est dispensé de produire les pièces justificatives, selon les modalités prévues par la convention signée à cet effet et dans la limite des dépenses inférieures ou égales à 400 euros.

Les principes fondamentaux relatifs à l'utilisation des pièces justificatives des dépenses publiques locales sont réaffirmés par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 précité, à savoir :

• la neutralité : la liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n’est que la conséquence des différentes réglementations afférentes aux dépenses locales ;
• l'exhaustivité : lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer les contrôles lui incombant, afin d’éviter que sa responsabilité puisse être mise en cause, à savoir généralement la justification fondant juridiquement la décision (délibération ou arrêté) et celle établissant la validité de la créance (facture) ;
• le caractère obligatoire : la liste est obligatoire et s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables et au juge des comptes. En effet, de manière similaire, l’ordonnateur de la collectivité doit produire au comptable toutes les pièces prévues par la liste des pièces justificatives et le comptable doit exiger toutes les pièces prévues par ladite liste, mais uniquement ces pièces.

Les novations de la liste des pièces justificatives intéressent particulièrement le secteur de la commune publique

Au-delà des modifications ponctuelles intéressant chaque rubrique, la mise à jour de la liste des pièces justificatives par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 introduit de nouvelles sous-rubriques qui intéressent, en majorité, la commande publique. Il s'agit, notamment, et à titre d’exemple, des sous-rubriques concernant le dédommagement pour retard de paiement, les marchés publics soumis à l'ordonnance n° 2005-649 du 5 juin 2005, les délégations de service public et contrats de partenariat.

D'autres nouvelles sous-rubriques apparaissent également, liées aux opérations conférant le droit de jouir d'un immeuble ou portant sur les fonds de commerce.

La mise en place de ces nouvelles rubriques est de nature à faciliter le mandatement de la dépense par l'ordonnateur et son contrôle par le comptable public.

La dématérialisation des pièces justificatives, gage de simplicité

La dématérialisation des pièces justificatives change, certes, le support de production des pièces aux comptables mais non leur nature, rendant leur transmission plus simple mais ne modifiant aucunement le contrôle effectué par le comptable.

Les conditions de la dématérialisation des pièces justificatives et de leur transmission, électronique ou non, sont fixées par l’article D. 1617-23 du CGCT. Il convient de préciser que leur mise en œuvre suppose la conclusion préalable d’une convention entre l’ordonnateur et le comptable.

L’actualisation des pièces justificatives par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 précité constitue ainsi un exercice de toilettage qui se révélait indispensable, notamment, dans le contexte de déploiement croissant de procédures comptables dématérialisées, afin de porter les efforts sur une liste de pièces la plus pertinente possible. Il s’agit toutefois d’une simple actualisation plus qu’une véritable réforme, se calquant en réalité sur l’évolution du droit positif.

Sources :

• D. n^o 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, publié au JO, 22 jan. 2016
• Rapport de la Direction générale des Finances publiques « Liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités et des établissements publics locaux annexée au décret n^o 2016-33 du 20 janvier 2016 »
• Direction générale des Finances publiques, BOFIP - GCP - 160008, 28 avril 2016, NOR : FCPE1610506J « pièces justificatives des dépenses du secteur public local »
• La Semaine juridique Administrations et Collectivités territoriales n^o 51-52, 26 Décembre 2016